Jan Fojtů: ATS #1 – Máme přece excel, ne?

Ať už má interní HR oddělení nebo náborová agentura zavedené ATS jakékoli značky, půjde o důmyslný, ale dost možná taky nepopulární nástroj. Když se ale člověk spřátelí s jeho nejužitečnějšími funkcemi, zjistí po čase, že jeho efektivita (a všech kolegů okolo) se posunula na úplně jinou úroveň. V prvním díle článku se zaměřím právě na tyto užitečné funkce. 

HR kolegové, zkuste na minutku zavřít oči a představit si ideální systém pro správu uchazečů o práci a pro komunikaci s kolegy. Máte ho? Co všechno dělá on a co zbývá na vás? Nejspíš už jen to, co stroje a automatizace v dnešní době nezastanou: práce s lidmi.

V českém kontextu se dá mluvit o několika ATS (Applicant Tracking System). Mezi nejčastěji používané patří – alespoň co vím v ČR a na Slovensku DatacruitRecruitisGreenhouseTeamio a Taleo. Ať pracujete s pozicemi a kandidáty v Excelu, nebo má vaše firma zavedené ATS, pojďte se se mnou podívat trochu zblízka na vlastnosti a přínosy těchto nástrojů.

No alt text provided for this image

Takto přesně vypadaly desktopové verze ATS před několika lety…

Co najdeme v základní výbavě 

Začal bych základními funkcemi, které má každé ATS:

Organizuje informace o kandidátech. Před tím, než je od kandidáta vůbec získá, zajistí si od něj souhlas se jejich zpracováním podle směrnice GDPR. Hlídá potom vypršení platnosti souhlasu. K pořízení GDPR souhlasu už ATSka mají šikovné šablony, které samy vytvoří customizované oslovení a dokonce dokáže už i správně vyskloňované české oslovení. Spolupracuje s online platformami, jako je LinkedIn, což je v dnešní době hodně užitečné – zná formát LinkedIn CV a dokáže ho „parsovat“, tedy vytěžit data z položek CV a automaticky vyplnit stejná pole v ATS. Zatím se pohybujeme na poli běžných funkcí, které tu s námi jsou už dlouho.

Jedna z hlavních úloh ATS je uchovávání historie komunikace s uchazečem. Když do ní firma nebo agentura nahlídne, tak se potom nestane, že jeden HR specialista odejde, nastoupí nový a bude jednomu kandidátovi psát potřetí, jako kdyby to bylo za jeho firmu poprvé. Naopak – dobrá aplikace ATS může pomoct vytvořit dojem „náhody“, kdy se nový hiring manažer představí kandidátovi rovnou s nabídkou, která mu až prapodivně dobře sedí.

Sledování historie je taky dobrá prevence dublování práce kolegů. Kandidátům se děje snad denně, že je kontaktuje více osob z jedné agentury. Často se bohužel stane i to, že komunikace s těmito kolegy následně vyšumí a ze 2-3 kontaktů není nakonec žádná zpětná vazba. Přesně na tohle by vás mělo ATS upozorňovat, a zkvalitňovat tak „candidate experience “.

No alt text provided for this image

Důležitá je i přívětivost ATSka pro samotného recruitera. Podobně upravený dashboard může být i hodně motivační.

Start náborového procesu 

Pokračujeme dále. Samozřejmou funkcí ATS je publikování inzerátů na pracovních portálech a sociálních sítích – některá ATS dokonce hlídají platnost inzerátu, sbírají odpovědi a je možné z nich přímo uchazečovi odpovídat. Klasické je napojení na hlavní české servery typu jobs.cz. Přes ATS můžete inzerát jednak „vyhodit“, jednak potom zpět do ATS dostanete reakci kandidáta – typicky z formuláře: jméno, email, číslo, krátký komentář a někdy ještě přiložené CV nebo LinkedIn profil.

Propojení s pracovními portály je hrozně fajn pro interní HR a rozhodně je to platná a hezká funkce. Ještě lepší je ale napojení na firemní web, kde je jednodušší zacílit a vybudovat uživatelskou základnu. Mám za to, že je vždycky lepší lidi nasměrovat na “můj” web než zvyšovat čísla někomu jinému. Jak správně zaznělo v dokumentu Social Dilemma na Netflixu – hrajeme tady o pozornost lidí v online světě – jejich pozornost chceme získat pro sebe a potom s ní dále pracovat.

Každé ATS ukazuje, v jaké fázi náborového procesu (pipeline, workflow) se kandidát zrovna nachází – a umožňuje hromadné úpravy, např. archivaci nebo přiřazení štítku. Když náborář naplánuje pohovor, tak bývá v ATS kalendář, do kterého se propíše a včas se mu připomene. Většinou je možné připojit i Google Calendar nebo Outlook. Pro většinu ATS taky existuje mobilní appka, která představuje zjednodušenou verzi webu. Potom může náborář dostávat notifikace o všem úplně všude a nepropásne už nikdy nic.

No alt text provided for this image

Přehledná vizualizace, co se děje v pipelinách kandidátů.

U ATS je nesmírně důležité snadné vyhledávání mezi kandidáty, často pro více kritérií najednou. Pokud rádi pracujete s operátory jako AND, OR, NOT nebo “”, budete mít v efektivitě nejspíš slušný náskok. ATS ale v zadávání dotazu dokáže pomoct – můžete jednotlivá kritéria vyhledávání vložit podle toho, jakou pro vás mají váhu (Java je např. důležitější než znalost UML), a výsledky se potom seřadí podle procentuální relevance Po zadání dotazu by ATS mělo ukázat odhad relevance v procentech (procentuální „match“). Každé ATS taky zobrazuje základní statistiky o náborovém procesu: počty kandidátů v daných fázích, odeslaných e-mailů, pohovorů.

Efektivní práce v jednom prostoru  

Protože nábor není nikdy jenom věc mezi uchazečem a recruiterem, ale zapojuje několik lidí na obou stranách, šikovné ATS umožňuje spolupráci více uživatelů. Hiring manažer na začátku pro ostatní nastaví požadavky pozice a ostatní můžou posléze hodnotit, jak dobře je daný kandidát splňuje. Po pohovoru se bude chtít samozřejmě vyjádřit i manažer oddělení, do kterého se nabírá. Probíhá tzv. „rating“ kandidáta – u externího recruitmentu ho provádí Recruiter, který schvaluje long-listy sourcerů, u interního HR specialisty půjde o manažera, který hodnotí potenciální kolegy doporučené do jeho týmu.

A když se pohybujeme ve scénáři, kdy pro firmu nábor zajišťuje personální agentura? Všechno v dnešní době nasvědčuje tomu, že se obě strany optimalizovat proces mezi agenturou a firemním klientem – obě strany se musejí domluvit, kam posílat CV volných kandidátů a jak je posouvat dál v procesu. Běžný způsob je posílat vše e-mailem na HR oddělení. Komunikace pak ale zůstává v e-mailech a závisí na důsledném přeposílání mezi lidmi. A to ani nemluvím o šedých zónách v oblasti GDPR – posílání životopisů a citlivých osobních údajů přes e-mail. Hromadí se přílohy, všichni jsou naštvaní, že se nábor vleče.

Co naopak někdy ATSku schází, je transparentnost pro kandidáty – tedy, pokud se opět bavíme o externím recruitmentu. Kandidát logicky nemá přístup k interní databázi. Nikdy tedy neví, v jaké fázi se nachází, a je odkázán na to se neustále doptávat kontaktní osoby. Řešení ale už existuje. Takzvaný „transparentní trojúhelník“ klient-kandidát-externí partner, který zaručuje, že všichni v systému nahlížejí do jednoho „prostoru“, kam se přehledně propisují informace o procesu.

Asi se shodneme, že je jednoznačně lepší mít místo excelů a e-mailů jeden systém, kde všichni rovnou vidí všechno. Skoro mi to připomíná blockchain. Ale smyslem není jenom urychlení komunikace. Daleko větší užitek může ATS přinést v dlouhodobém horizontu, což bych rád blíže vysvětlil ve druhém díle tohoto článku.

___________________________

Jakožto inovátor mám na starost pilotní projekty, proof-of-concept a případné implementace do našeho týmu. Jsem nadšenec do technologií, databází, a všeobecně do Průmyslu 4.0, ve kterém jsem měl i tu čest působit. Stačí vám 3 kliky na mobilu a do 10 minut k vám přijede auto, které vás odveze tam, kam potřebujete. Proč tedy aktivně nepřemýšlet nad optimalizacemi procesů ve své práci?  

–Honza 

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Scroll to top