Jan Fojtů: ATS #1 – Máme přece excel, ne?

Ať už má interní HR oddělení nebo náborová agentura zavedené ATS jakékoli značky, půjde o důmyslný, ale dost možná taky nepopulární nástroj. Když se ale člověk spřátelí s jeho nejužitečnějšími funkcemi, zjistí po čase, že jeho efektivita (a všech kolegů okolo) se posunula na úplně jinou úroveň. V prvním díle článku se zaměřím právě na tyto užitečné funkce. 

HR kolegové, zkuste na minutku zavřít oči a představit si ideální systém pro správu uchazečů o práci a pro komunikaci s kolegy. Máte ho? Co všechno dělá on a co zbývá na vás? Nejspíš už jen to, co stroje a automatizace v dnešní době nezastanou: práce s lidmi.

V českém kontextu se dá mluvit o několika ATS (Applicant Tracking System). Mezi nejčastěji používané patří – alespoň co vím v ČR a na Slovensku DatacruitRecruitisGreenhouseTeamio a Taleo. Ať pracujete s pozicemi a kandidáty v Excelu, nebo má vaše firma zavedené ATS, pojďte se se mnou podívat trochu zblízka na vlastnosti a přínosy těchto nástrojů.

No alt text provided for this image

Takto přesně vypadaly desktopové verze ATS před několika lety…

Co najdeme v základní výbavě 

Začal bych základními funkcemi, které má každé ATS:

Organizuje informace o kandidátech. Před tím, než je od kandidáta vůbec získá, zajistí si od něj souhlas se jejich zpracováním podle směrnice GDPR. Hlídá potom vypršení platnosti souhlasu. K pořízení GDPR souhlasu už ATSka mají šikovné šablony, které samy vytvoří customizované oslovení a dokonce dokáže už i správně vyskloňované české oslovení. Spolupracuje s online platformami, jako je LinkedIn, což je v dnešní době hodně užitečné – zná formát LinkedIn CV a dokáže ho „parsovat“, tedy vytěžit data z položek CV a automaticky vyplnit stejná pole v ATS. Zatím se pohybujeme na poli běžných funkcí, které tu s námi jsou už dlouho.

Jedna z hlavních úloh ATS je uchovávání historie komunikace s uchazečem. Když do ní firma nebo agentura nahlídne, tak se potom nestane, že jeden HR specialista odejde, nastoupí nový a bude jednomu kandidátovi psát potřetí, jako kdyby to bylo za jeho firmu poprvé. Naopak – dobrá aplikace ATS může pomoct vytvořit dojem „náhody“, kdy se nový hiring manažer představí kandidátovi rovnou s nabídkou, která mu až prapodivně dobře sedí.

Sledování historie je taky dobrá prevence dublování práce kolegů. Kandidátům se děje snad denně, že je kontaktuje více osob z jedné agentury. Často se bohužel stane i to, že komunikace s těmito kolegy následně vyšumí a ze 2-3 kontaktů není nakonec žádná zpětná vazba. Přesně na tohle by vás mělo ATS upozorňovat, a zkvalitňovat tak „candidate experience “.

No alt text provided for this image

Důležitá je i přívětivost ATSka pro samotného recruitera. Podobně upravený dashboard může být i hodně motivační.

Start náborového procesu 

Pokračujeme dále. Samozřejmou funkcí ATS je publikování inzerátů na pracovních portálech a sociálních sítích – některá ATS dokonce hlídají platnost inzerátu, sbírají odpovědi a je možné z nich přímo uchazečovi odpovídat. Klasické je napojení na hlavní české servery typu jobs.cz. Přes ATS můžete inzerát jednak „vyhodit“, jednak potom zpět do ATS dostanete reakci kandidáta – typicky z formuláře: jméno, email, číslo, krátký komentář a někdy ještě přiložené CV nebo LinkedIn profil.

Propojení s pracovními portály je hrozně fajn pro interní HR a rozhodně je to platná a hezká funkce. Ještě lepší je ale napojení na firemní web, kde je jednodušší zacílit a vybudovat uživatelskou základnu. Mám za to, že je vždycky lepší lidi nasměrovat na “můj” web než zvyšovat čísla někomu jinému. Jak správně zaznělo v dokumentu Social Dilemma na Netflixu – hrajeme tady o pozornost lidí v online světě – jejich pozornost chceme získat pro sebe a potom s ní dále pracovat.

Každé ATS ukazuje, v jaké fázi náborového procesu (pipeline, workflow) se kandidát zrovna nachází – a umožňuje hromadné úpravy, např. archivaci nebo přiřazení štítku. Když náborář naplánuje pohovor, tak bývá v ATS kalendář, do kterého se propíše a včas se mu připomene. Většinou je možné připojit i Google Calendar nebo Outlook. Pro většinu ATS taky existuje mobilní appka, která představuje zjednodušenou verzi webu. Potom může náborář dostávat notifikace o všem úplně všude a nepropásne už nikdy nic.

No alt text provided for this image

Přehledná vizualizace, co se děje v pipelinách kandidátů.

U ATS je nesmírně důležité snadné vyhledávání mezi kandidáty, často pro více kritérií najednou. Pokud rádi pracujete s operátory jako AND, OR, NOT nebo “”, budete mít v efektivitě nejspíš slušný náskok. ATS ale v zadávání dotazu dokáže pomoct – můžete jednotlivá kritéria vyhledávání vložit podle toho, jakou pro vás mají váhu (Java je např. důležitější než znalost UML), a výsledky se potom seřadí podle procentuální relevance Po zadání dotazu by ATS mělo ukázat odhad relevance v procentech (procentuální „match“). Každé ATS taky zobrazuje základní statistiky o náborovém procesu: počty kandidátů v daných fázích, odeslaných e-mailů, pohovorů.

Efektivní práce v jednom prostoru  

Protože nábor není nikdy jenom věc mezi uchazečem a recruiterem, ale zapojuje několik lidí na obou stranách, šikovné ATS umožňuje spolupráci více uživatelů. Hiring manažer na začátku pro ostatní nastaví požadavky pozice a ostatní můžou posléze hodnotit, jak dobře je daný kandidát splňuje. Po pohovoru se bude chtít samozřejmě vyjádřit i manažer oddělení, do kterého se nabírá. Probíhá tzv. „rating“ kandidáta – u externího recruitmentu ho provádí Recruiter, který schvaluje long-listy sourcerů, u interního HR specialisty půjde o manažera, který hodnotí potenciální kolegy doporučené do jeho týmu.

A když se pohybujeme ve scénáři, kdy pro firmu nábor zajišťuje personální agentura? Všechno v dnešní době nasvědčuje tomu, že se obě strany optimalizovat proces mezi agenturou a firemním klientem – obě strany se musejí domluvit, kam posílat CV volných kandidátů a jak je posouvat dál v procesu. Běžný způsob je posílat vše e-mailem na HR oddělení. Komunikace pak ale zůstává v e-mailech a závisí na důsledném přeposílání mezi lidmi. A to ani nemluvím o šedých zónách v oblasti GDPR – posílání životopisů a citlivých osobních údajů přes e-mail. Hromadí se přílohy, všichni jsou naštvaní, že se nábor vleče.

Co naopak někdy ATSku schází, je transparentnost pro kandidáty – tedy, pokud se opět bavíme o externím recruitmentu. Kandidát logicky nemá přístup k interní databázi. Nikdy tedy neví, v jaké fázi se nachází, a je odkázán na to se neustále doptávat kontaktní osoby. Řešení ale už existuje. Takzvaný „transparentní trojúhelník“ klient-kandidát-externí partner, který zaručuje, že všichni v systému nahlížejí do jednoho „prostoru“, kam se přehledně propisují informace o procesu.

Asi se shodneme, že je jednoznačně lepší mít místo excelů a e-mailů jeden systém, kde všichni rovnou vidí všechno. Skoro mi to připomíná blockchain. Ale smyslem není jenom urychlení komunikace. Daleko větší užitek může ATS přinést v dlouhodobém horizontu, což bych rád blíže vysvětlil ve druhém díle tohoto článku.

___________________________

Jakožto inovátor mám na starost pilotní projekty, proof-of-concept a případné implementace do našeho týmu. Jsem nadšenec do technologií, databází, a všeobecně do Průmyslu 4.0, ve kterém jsem měl i tu čest působit. Stačí vám 3 kliky na mobilu a do 10 minut k vám přijede auto, které vás odveze tam, kam potřebujete. Proč tedy aktivně nepřemýšlet nad optimalizacemi procesů ve své práci?  

–Honza 

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Scroll to top