Jan Fojtů: ATS #2 – Data jako okno do budoucnosti

HR kolegové, představte si jeden nástroj, který vládne všem. Z jedné strany do něj vkládáte informace a z druhé vám vypadávají přehledy a předpovědi založené na tvrdých datech, takže při náboru nemusíte věštit z křišťálové koule. Pohádka? Kdepak. 21. století. 

ATS v průběhu let 

Když jsme na střední chodili na IVT, učili nás pracovat s nástroji balíčku MS Office – hlavně s Excelem. Někteří si možná vybaví „programování“ kalkulačky v Pascalu, stoprocentně všichni si pamatujeme ten dobrý pocit, když jsme poprvé zadali do dvou buněk pod sebou „leden“, „únor“, pak stáhli roh políčka dolů a sloupec se sám zaplnil zbytkem roku.

Excel se ale nehodí na všechno, a v případě kandidátských databází už jsou excelovské tabulky vyloženě přežitek. Docela rád používám přirovnání k Industry 4.0 – jedním z hlavních hesel novodobé průmyslové revoluce je automatizace. Představte si firmy jako Amazon, ABB, DHL, nebo třeba Škodovku. Všechny tyto firmy mají společné téma. Jsou leadery v automatizaci svých procesů, a to jak po stránce softwaru, tak hardwaru.

Internetový obchod Amazon je známý tím, že ve svých skladech zaměstnává nejen order pickery z masa a kostí, ale taky AGVs – Automatic Guided Vehicles. Jsou to malí roboti připomínající roombu, kteří pomáhají přerovnávat zboží ve skladu, aby bylo více „po ruce“ – a to jak během dne zároveň se skladníky, tak hlavně v noci, když skladníci odejdou domů. Umějí optimalizovat rozložení skladu tak, aby druhý den pracovníci měli co nejkratší cestu k paletám se zbožím, které budou odesílat – aby se jejich cesty nekřížily, aby do sebe nevráželi a aby nemuseli běhat pořád tam a zpátky. Dokážou jim tak ušetřit třeba 20 % naběhaných metrů denně (mluvíme až o 18 kilometrech!), což může po roce znamenat i 50% nárůst efektivity.

No alt text provided for this image

S ATSkem je to stejné. Má šetřit čas a pomáhat být efektivní. Recruiter, který používá k organizaci kandidátů Excel, je něco jako order picker, který pro každou jednotlivou položku oběhne celý sklad a opakuje stejné úkony pořád dokola. Je pravda, že se v Excelu dá provádět základní filtrování, vyhledávání a řazení, ale moderní ATS mají úplně jinou úroveň práce s daty a k tomu praktické uživatelské rozhraní.

Já sám jsem naštěstí tohle poučení dostal hned na začátku kariéry. Moji mentoři mě tlačili do toho, abych si vytvářel databázi kandidátů s výhledem do budoucna – abych si ukládal informace s vidinou toho, že z nich budu těžit ještě za 5 let. Celkově je dobré si při zakládání kandidátské databáze na chvíli sednout a promyslet si, jak ji budu nejčastěji používat a jaké typy dat mě budou zajímat z hlediska dlouhodobých trendů.   

A.T.S. Automatic Tracking System? More like Annoying Time Swallower 

Když to vezmu pěkně popořadě, jedno z prvních ATSek, se kterým jsem se setkal, bylo Taleo – pro někoho možná notoricky známé. Každá akce, kterou člověk chtěl udělat, vyšla na 20 kliků (a dodnes to tak je). Takže efektivita mínus 10. Mnoho firem Taleo stále používá, ale pro to se dá najít pochopení – migrovat databázi ze starého systému do nového může být pro některé firmy nemožný úkol, takže zůstávají uvíznuté na mrtvém bodě. Jen si představte firmu, kde dělá 70 tisíc zaměstnanců – každému z nich se musí ATS přeinstalovat, každého je potřeba naučit, jak s ním pracovat… a to ani nemluvím o monitorování bezpečnosti, udělování přístupů a tak dále.

Já jsem osobně začínal v ATS JobQuick, což je desktopový předchůdce dnešního Datacruitu. Byl sice nevzhledný, zato ale extrémně funkční. Dnes se ATS používají ve formě webových aplikací a závisejí na internetovém připojení, což se ale může odrazit na rychlosti načítání nebo při náročnější práci s databází. Osobně se s tímto problémem potkávám často a tajně sním o „kroku zpět“ k desktopu.

Dnešní Datacruit obsahuje úplně všechny funkce, o kterých jsem mluvil v prvním díle článku, a už dokáže všechno sloučit do jedné platformy. Pro interní HR i pro agenturu je to opravdu šikovný nástroj, protože obsahuje i tzv. „Agency Portal“, kde recruiter může vkládat kandidáty přímo do interní databáze klienta (HR oddělení) ke konkrétním pozicím, včetně kontroly duplicity vůči databázi klienta. Zpětná vazba je tam okamžitě vidět, stejně jako hlášení změny stavu kandidáta. Datacruit srdečně doporučuju, kde můžu – CEO Zdeněk Bajer jeden z lidí, kterých si opravdu vážím.

Známějším ATS je ale možná Recruitis, které zase nabízí hodně možností integrace s pracovními portály a spolupráce jednotlivých členů náborového procesu. Prostředí možná ale není tak intuitivní, jak by mohlo být, posuďte sami:

No alt text provided for this image

Jak je vidět, trend ATSek směřuje k vytvoření mostu mezi oběma břehy, firmou i agenturou. Jsou to nástroje, které mají zjednodušit práci s kandidáty a uvolnit náborářům ruce, aby se mohli věnovat ryze „lidským“ disciplínám – strategii a komunikaci. Někdy ale od HR kolegů slýchám, že je používání ATS spíš víc zatěžuje, protože vyžaduje hodně péče při vkládání dat. Na to je ale potřeba se dívat jako na časovou investici, která se posléze vrátí i s úroky.

Cílevědomá práce s daty se vyplatí 

V ideálním světě si HR specialista nebo recruiter v pátek odpoledne sedne s kávou k databázi a věnuje hodinu dvě jenom tomu, že ji zkvalitňuje. Filtruje si neaktivní kandidáty, dohání resty v jejich hodnocení nebo popisech, opravuje špatně vyplněná nebo vynechaná pole, přiděluje štítky, prohlíží si reporty. Děláte to taky?

Ve všech těchto aktivitách vám ATS může jít naproti. Prázdná pole umí najít a zobrazit podle typu. Jejich vyplnění potom může nahlásit dalšímu spolupracovníkovi v systému – např. částku k fakturaci oznámit na účtárnu. Ptáte se, co to je za černou magii? Je to jedna ze skvělých funkcí ATS, které používáme v BRIDGEWATER, a nemůžeme si ji vynachválit. Více vám o něm povím v příštím článku.

Každý recruiter by měl mít možnost přizpůsobit si zobrazení svého ATSka podle toho, co od něj nejčastěji potřebuje vědět. Myslím, že customizace je naprosto zásadní, ale kupodivu ji nenabízejí zdaleka všichni poskytovatelé.

No alt text provided for this image

Jakmile si recruiter nastaví metriky, které ho zajímají, systém mu je pomůže sledovat. Typicky čas, který uplyne mezi zahájením spolupráce s klientem a dodáním prvního CV na poptávanou pozici. To jsou hned 3 proměnné, které ATS může sledovat (klient – typ pozice – čas k dodání CV). Když se v rámci této metriky data shromažďují nějaký čas, dají se později dělat informované odhady, jak rychle agentura sežene prvního kandidáta. A to je třeba přesně otázka, kterou většina klientů agentuře položí. Konkrétně: „Dokdy mi dodáte kandidáty?“ Díky dobrému ATS na tohle můžeme dát odpověď do 1 minuty. Zní to možná jako troufalé tvrzení, ale správně vložená data vám přesně tohle umožní.

Užitečné trendy a předpovědi 

Když se vrátím ke svému přirovnání k Průmyslu 4.0 a k tomu, jak roboti například v Amazonu optimalizují rozložení skladu – nejen že dokážou rozhodovat podle dostupných dat o objednávkách na další den, ale fungují i na základě predikce. Mají například informace z webových stránek, jaké zboží je Amazonem propagované, a tím pádem i častěji prohlížené a potom ho ve skladu posunou víc dopředu. Ale nejen to – mají velké množství dat o chování zákazníků z minulých let, takže dokážou předvídat, že v určité roční sezónně bude zájem o konkrétní produkty, typicky okolo Vánoc.

Podobně by i ATS mělo recruitera bohatě odměnit za čas strávený pipláním databáze. Dodá mu z dostupných dat a statistik informaci o trendu. Ví, co se v průběhu roku děje na straně kandidátů a na straně firem (hodnocená kategorie se jmenuje „výnosnost klienta“). Sleduje, jak se vyvíjí přísnost požadavků, čas strávený zpětnou vazbou, průměrná finanční odměna, jaká je v čase úspěšnost u konkrétních pozic a tak dále. Dokáže taky mapovat trh a ukazovat, kdy která firma nabírá na které pozice, kdy mívá otevřený budget a kdy naopak stop stav. ATS dokáže být pro recruitera opravdu pravou rukou, ale platí zde zlaté pravidlo – každé ATS je jenom tak dobré jako data, která do něho dávám.  

Ještě zajímavější téma jsou forecasty – tedy předpovědi. Dokážete odhadnout, kdo z vašeho týmu bude mít nejlepší výsledky na konci příštího kvartálu nebo roku? Spousta firem to dělá metodou „olíznutí prstu“, kdy prostě od oka odhadne, jak by to asi mohlo vypadat vzhledem k tomu, že doteď tým měl takový nebo makový výkon. Vnáší se tím do toho lidský faktor a spousta nepřesností. Co takhle pozvat do hry metriky, které tuhle práci za vás udělají naprosto automaticky? Metriky, do kterých si můžete nahrát své reálné finanční výsledky a vytvoří se vám elegantní předpověď? Jsem si jistý, že vám to zní stejně dobře jako mně.

Na co všechno byste se tedy měli zeptat svého poskytovatele při výběru ATS? Každé z nich má jiné funkce, které každý recruiter nebo HR specialista využije jinak. Navzájem si šlapou po krku, přitom nabízejí na první pohled stejné věci. Jak tedy vybrat to „pravé“ pro váš tým? Povíme si v dalším díle článku. 🙂

___________________________

Jakožto inovátor mám na starost pilotní projekty, proof-of-concept a případné implementace do našeho týmu. Jsem nadšenec do technologií, databází, a všeobecně do Průmyslu 4.0, ve kterém jsem měl i tu čest působit. Stačí vám 3 kliky na mobilu a do 10 minut k vám přijede auto, které Vás odveze tam, kam potřebujete. Proč tedy aktivně nepřemýšlet nad optimalizacemi procesů ve své práci?  

–Honza 

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Scroll to top